Realisatiefase

Realisatiefase

De realisatiefase is waar de plannen werkelijkheid worden. Het warmtenet wordt aangelegd, getest en in gebruik genomen. Communicatie en samenwerking met bewoners blijven cruciaal om de overlast te minimaliseren en draagvlak te behouden.

Doel van de realisatiefase

Het doel van de realisatiefase is de daadwerkelijke aanleg en ingebruikname van het collectieve warmtenet. Dit omvat de coördinatie van werkzaamheden, het waarborgen van kwaliteit en veiligheid, en het informeren van bewoners over de voortgang. De aannemer maakt een uitvoeringsontwerp (UO) op basis van het technisch definitief ontwerp (TDO). Daarnaast worden omgevings- en verkeersplannen gemaakt, en wordt het net aangelegd.

Belangrijke vragen om te beantwoorden in de realisatiefase

  • Op welke wijze houden we grip op de planning?
  • Hoe houden we de business case actueel en rendabel?
  • Waar liggen (uitbreidings-) mogelijkheden voor het warmtenet?
  • Hoe blijven we duidelijk communiceren richting omwonenden om de werkzaamheden en overlast te blijven managen.
  • Hoe verloopt de communicatie met bewoners tijdens de aanlegwerkzaamheden?
  • Hoe wordt de kwaliteit en veiligheid van de aanleg gewaarborgd?
  • Hoe wordt de overgang naar de exploitatiefase vormgegeven?

Aan het eind van de realisatiefase heb je:

Actief Warmtebedrijf: Een actief warmtebedrijf met een warmtenet in exploitatie. 

Operationeel Warmtenet: Een werkend warmtenet dat warmte levert aan afnemers.

Afgesloten Project: De aanlegwerkzaamheden zijn afgerond, gedocumenteerd en opgeleverd.

Tevreden Gebruikers: Bewoners zijn geïnformeerd en aangesloten op het warmtenet.

Acties

Technische Uitvoering

  • De aannemer werkt het definitieve ontwerp uit tot een gedetailleerd uitvoeringsontwerp. Deze wordt in samenspraak met het bouwteam gefinaliseerd.  Op basis hiervan kan de aannemer de werkvoorbereiding en definitieve planning opstellen.   
  • Op basis van het uitvoeringsontwerp stelt de aannemer een uitvoeringsplan op. Dit plan beschrijft hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd, welke onderaannemers worden ingeschakeld, welke boringen moeten plaatsvinden, en welke materialen worden gebruikt. Daarnaast omvat het plan maatregelen voor de omgeving en het verkeer.  
  • De gemeente benoemt een toezichthouder die de plannen beoordeelt en toeziet op de uitvoering van de werkzaamheden volgens het werkplan.

Omgevingsmanagement

Omgevingsmanagement is een belangrijk onderdeel in de realisatiefase. Bewoners zien en horen nu de activiteiten die in de omgeving plaatsvinden. Er kan overlast plaatsvinden doordat straten afgezet zijn of plekken zijn tijdelijk niet toegankelijk. Kortom, het warmteproject is nu zichtbaar en ‘voelbaar’.

  • Hiervoor is het warmtebedrijf of de aannemer in de lead (bijvoorbeeld een app of website creëren om te communiceren richting bewoners.)  
  • Communiceren over de aanleg: planning, overlast (straten afzetten etc.) Bewoners worden geïnformeerd over de geplande werkzaamheden, en er wordt een meldpunt ingericht waar zij terecht kunnen met vragen of klachten. 
  • Vanuit het warmtebedrijf wordt een klant-contact-centrum ingericht. Dit kan extern worden belegd (ingekochte service) of bijvoorbeeld binnen de gemeente worden georganiseerd. Middelen die hierbij horen zijn een contactpersoon website met informatie/persoonlijke inlog-portal en ook een beschikbaar telefoonnummer die je kan benaderen voor vragen rondom werkzaamheden (tijdens realisatie) als ook over storingen (moet ingericht zijn bij live gaan van warmtenet). 
  • Zorg voor veilige en toegankelijke routes voor bewoners, bedrijven en hulpdiensten tijdens de aanleg.
  • Richt een laagdrempelige klachtenservice in voor bewoners die hinder ondervinden.

Financiële Projectafhandeling

In financiële zin staat de realisatiefase staat in het teken van de financiële project afhandeling. De focus ligt op het beheren en toetsen van de financiële stromen en het voldoen aan de administratieve vereisten die gepaard gaan met de realisatie van een warmtenet. Het purchase-to-pay proces wordt opgezet, waarbij facturen pas worden betaald nadat het materiaal is geleverd. 

  • Het (integrale) warmtebedrijf start met het betalen van facturen voor de aannemer en materialen.  
  • De projectleider beheert de budgetten om het project bestuurbaar te maken. Het budget wordt continue getoetst aan de hand van de vooraf gemaakte ramingen en aannames om ervoor te zorgen dat de uitgaven binnen de geplande grenzen blijven. 
  • Wanneer er vreemd vermogen of subsidies zijn aangetrokken, moet aan verschillende vereisten worden voldaan, zoals het verkrijgen van een warmtevergunning en het opzetten van een verantwoordelijke BV. Dit brengt aanzienlijke administratieve werkzaamheden met zich mee. 

Oplevering en Ingebruikname

Na de werkzaamheden wordt het warmtenet opgeleverd om spoedig daarna in gebruik genomen te worden.

  • Test het warmtenet grondig op functionaliteit en veiligheid voordat het in gebruik wordt genomen.
  • De aannemer levert het project op aan het warmtebedrijf, inclusief alle documentatie en garanties.
  • Sluit de woningen en gebouwen aan op het warmtenet en zorg voor instructies aan bewoners over het gebruik van de installaties.

Klant en contract administratie

Tijdens de werkzaamheden aan het warmtenet wordt er een systeem ingericht voor de klant en contract administratie. Al vanaf het contracteren van de eerste klanten zal het administratiesysteem gebruikt gaan worden om efficiënt en zorgvuldig om te gaan met de gegevens

  • Parallel aan het realiseren van het net, wordt een systeem gekozen en ontwikkeld (of ingekocht als een service) waarin klantcontracten kunnen worden bijgehouden.
  • Contractgegevens moeten worden vastgelegd en verbruiksgegevens bijgehouden. Dit zowel voor facturatie richting gebruikers als ook ter inzicht (inlog-pagina) voor het inzicht van eindgebruikers. 

Belangrijke kennisdocumenten

Contact

Enpuls Warmte Infra ondersteunt gemeenten bij het ontwikkelen van duurzame warmtenetten. Neem contact op om te bespreken hoe wij jou kunnen helpen in de identificatiefase.

nuPickers.Picker
Ralph de Graaf Business Developer Noord ( Groningen, Drenthe, Overijssel)
“De energietransitie gaat ons allen aan en doe je samen; alleen ga je sneller, maar samen kom je verder.”
besparing_milieu
Emiel Zwiep Business Developer Zuid (Noord-Brabant, Limburg)
"Keuzes maak je met de kennis van vandaag, niet die van morgen."